Dokumenty magazynowe – rodzaje i opis
Ewidencja towarów wymaga prowadzenia właściwej dokumentacji. Dzięki niej przedsiębiorca dokładnie wie, jakie produkty zostały przyjęte, przemieszczone w ramach działalności i wydane na zewnątrz. Uporządkowany przepływ tych informacji pomaga w zarządzaniu firmą i przyspiesza realizację poszczególnych procesów. W tym artykule opisujemy więc najważniejsze rodzaje dokumentów magazynowych.
Dokumenty magazynowe – co to?
Dokumentacja magazynowa to ogół zapisów (zarówno papierowych, jak i elektronicznych), które dotyczą pracy magazynu. Usprawniają one proces przepływu składowanych towarów i zarządzanie całą przestrzenią. Dzięki nim przedsiębiorstwo prawidłowo rejestruje produkty przyjmowane, przemieszczane i wydawane klientom.
Odpowiednio sporządzony dokument magazynowy zawiera:
- numer porządkowy dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu,
- datę przyjęcia towaru lub jego wydania na zewnątrz,
- nazwę przyjętego lub wydanego towaru,
- cenę jednostkową,
- ilość towaru i jednostkę miary,
- dane podmiotu wystawiającego dokument,
- dane dostawcy bądź nabywcy,
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu,
- podpisy podmiotów odpowiedzialnych za dostarczenie lub odbiór towaru.
Jakie są dokumenty magazynowe? – Rodzaje dokumentów magazynowych
Dokumenty magazynowe dzieli się przede wszystkim ze względu na kierunek przepływu towarów:
- Dokumenty przychodowe – dotyczą produktów, które trafiają do magazynu.
- Dokumenty rozchodowe – dotyczą produktów, które są wydawane z magazynu.
Dokładną charakterystykę i szczegółowy podział dokumentów magazynowych prezentujemy w kolejnych akapitach naszego artykułu.
Dokumenty magazynowe przychodowe
Przychodowe dokumenty magazynowe wystawia się podczas przyjmowania towarów. Ich forma zależy od tego, jaką dokładnie procedurę przechodzą produkty. Na tej podstawie możemy więc wyróżnić:
Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne)
PZ to jeden z podstawowych dokumentów magazynowych, który wystawia się wtedy, gdy towar trafia do obiektu z zewnątrz. Jest więc niezbędny w przypadku zakupu lub nieodpłatnego przyjęcia produktów. Może okazać się szczególnie istotny, jeśli dostawa jest niefakturowana. Za sporządzenie dokumentu PZ odpowiada pracownik magazynu, który przygotowuje go na podstawie potwierdzenia dostawy.
Dokument PW (przyjęcie wewnętrzne)
Dokument PW wystawiany jest w przypadku przyjęcia wewnętrznego, a więc wtedy, gdy towar trafia do magazynu z innej jednostki danego przedsiębiorstwa. Przydaje się również w sytuacjach, kiedy określenie kontrahenta nie jest możliwe.
Dokument ZW (zwrot wewnętrzny)
Dokument ZW dotyczy zwrotu wewnętrznego, a więc sytuacji, w której:
- omyłkowo pobrano towar o błędnym numerze katalogowym,
- z magazynu pobrano zbyt dużą ilość towaru,
- zaoszczędzono część pobranego towaru.
Każdy z powyższych przypadków oznacza konieczność przyjęcia towaru (lub jego części) z powrotem do magazynu. Warto pamiętać, że w dokumencie powinna znaleźć się przede wszystkim przyczyna zwrotu.
Dokument MM+ (przesunięcie międzymagazynowe)
Dokument MM+ ma wiele wspólnego z opisanym wcześniej przyjęciem wewnętrznym. Różnica polega na tym, że towar trafia na skład z innego magazynu danego przedsiębiorstwa. Dla obiektu, który odbiera produkty, oznacza to konieczność wystawienia dokumentu przychodowego.
Dokumenty magazynowe rozchodowe
Dokumenty rozchodowe wiążą się z procesem wydania towaru z magazynu. Występują w 3 głównych rodzajach:
Dokument WZ (wydanie zewnętrzne)
Dokument WZ wystawia się podczas wydania materiałów klientowi lub w sytuacji, gdy towary przekazywane są nieodpłatnie. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to wyłącznie przepływu produktów na zewnątrz. W innych przypadkach sprawdzą się dokumenty opisane poniżej.
Dokument RW (rozchód wewnętrzny)
Rozchód wewnętrzny to sytuacja, w której towary przekazywane są na użytek własny firmy. Dokument RW może więc dotyczyć produktów nieprzeznaczonych do sprzedaży lub z niej wycofanych. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi pełne księgi rachunkowe, należy pamiętać o zawarciu w dokumencie numerów kont: kosztowego i wydziałowego. Istotny okaże się również zapis o pozostałych stanach magazynowych określonego towaru.
Dokument MM- (przesunięcie międzymagazynowe)
Jak możesz się domyślić, dokument MM- dotyczy przesunięcia międzymagazynowego i stanowi komplet z przychodowym MM+. Wydawany jest przez skład, który przekazuje towar innemu magazynowi należącemu do tego samego przedsiębiorstwa.
Zasady dokumentowania obrotu magazynowego – podsumowanie
Znasz już najważniejsze rodzaje dokumentów obrotu magazynowego. Utrzymanie ich we właściwym porządku to pierwszy krok do usprawnienia logistyki w firmie i przyspieszenia poszczególnych procesów związanych ze składowaniem towaru.
Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie inteligentnego systemu WMS (Warehouse Management System) lub kompleksowego oprogramowania ERP (Enterprise Resource Planning). Takie rozwiązania pomagają wypracować optymalny schemat obiegu dokumentów magazynowych i usprawnić działanie firmy.
1 Comment
Magazynowanie – definicja, fazy procesu magazynowania | M.B.B. Logistics
[…] Pierwsza faza, której skutkiem jest magazynowanie towaru. Czynności jakie mają miejsce na tym etapie to rozładunek, kontrola towaru, transport do wyznaczonego miejsca składowania czy potwierdzenie odbioru odpowiednim dokumentem. […]